Co-présidents :
M. J. Judd, sous-ministre
M. M. Sjoquist, président, Guilde de la marine marchande du Canada

Membres :
Mgén K. Pennie, vice-chef d'état-major intérimaire de la Défense
M. K. Calder, sous-ministre adjoint (Politiques)
Bgén G.T.M. Findley, représentant du sous-chef d'état-major de la Défense
Lgén R. Dallaire, sous-ministre adjoint (Resources humaines - Militaire)
M. P. Lagueux, sous-ministre adjoint (Matériels)
Vam G.R. Maddison, chef d'état-major des Forces maritimes
Lgén W. Leach, chef d'état-major de l` Armée de terre
Lgén D. Kinsman, chef d'état-major de la Force aérienne
M. R.M. Émond, sous-ministre adjoint (Finances et services du ministère)
M. J.L. Adams, sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)
Mme M. Boudrias, sous-ministre adjointe (Resources humaines - Civil)
M. H. Dickson, officier principal de l'information de la Défense
Mgén K.G. Penney, chef des services d'examen
Bgén G. Pitzul, juge-avocat général
M. Y. Côté, conseiller juridique du MDN/FC
M. R. Quinn, représentant du directeur général intérimaire aux affaires publiques
M. J. MacLennan, vice-président exécutif, Union des employés de la Défense nationale
M. B. Stannard, vice-président, Institut professionnel de la fonction publique du Canada
M. N. Kemp, vice-président, Conseil des métiers et du travail des chantiers maritimes du gouvernement fédéral (Est)
M. D. Quigley, président, Conseil des métiers et du travail des chantiers maritimes du gouvernement fédéral (Ouest)
M. D. Roode, président, Association des Chefs d'équipes des chantiers maritimes du gouvernement fédéral
M. P. Morse, agent commercial, Fraternité internationale des ouvriers en électricité, section locale 2228
M. M. Hosking, président, Association des gestionnaires financiers de la fonction publique
M. P. Dunnett, vice-président, Association des professeurs des collèges militaires canadiens

Présents :
Mgén R. Linden, chef des réserves et directeur, projet ombudsman
M. R. Sullivan, directeur général, relations de travail
Mme C. Bragg, directrice générale, services régionaux du personnel civil
Mme L. Gravel, directrice générale, stratégie et perfectionnement des ressources humaines civiles
Mme K. Howard, gestionnaire, programme des différents modes de prestation des services
Mme T. Murray, directrice, planification des ressources humaines civiles et appui organisationnel
M. R. Hanson, directeur, politiques d'emploi civil
Mme L. Desrosiers, directrice, stratégies d'apprentissage permanent
Mme S. Harrison, conseillère supérieure, directeur général, relations de travail
Mme T. Namiesniowski, adjointe exécutive au sous-ministre
M. R. Cutler, vice-président (Alberta), Union des employés de la Défense nationale M. J. Turcq, vice-président (Québec), Union des employés de la Défense nationale
M. R. Taylor, vice-président, Fraternité internationale des ouvriers en électricité, section locale 2228
M. W. Miller, délégué, Institut professionnel de la fonction publique du Canada
M. T. Denault, vice-président, Conseil des métiers et du travail des chantiers maritimes du gouvernement fédéral (Est)
M. W. Courtney, vice-président, Association des Chefs d'équipes des chantiers maritimes du gouvernement fédéral
M. C. Archambault, agent du personnel, Association des gestionnaires financiers de la fonction publique
Mme J. Lefebvre, agente du personnel, directeur des politiques d'emploi du personnel civil

Absent :
Gén M. Baril, chef d'état-major de la Défense

INTRODUCTION

1. Les co-présidents ouvrent la réunion en souhaitant la bienvenue aux membres du comité. Comme un certain nombre de nouveaux membres de l'équipe de direction sont présents, on procède à un tour de table.

DISCUSSION

ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR ET DU PROCÈS-VERBAL DE LA DERNIÈRE RÉUNION 2. M. Sjoquist demande que le procès-verbal de la réunion du 8 décembre 1997 soit accepté ainsi que l'ordre du jour de la réunion du 8 juin 1998. Les deux sont adoptés.

ORIENTATION STRATÉGIQUE

3. M. Judd parle de l'orientation stratégique pour le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces canadiennes (FC). M. Judd décrit les défis et les priorités du Ministère. La situation au niveau des finances et des ressources reste particulièrement serrée et la priorité devra encore être d'équilibrer les exigences imposées au niveau du MDN / FC en matière de finances, d'opérations et d'infrastructure.

4. Il rappelle à tout le monde les priorités énoncées par le Ministre :
a. la mise en oeuvre complète et efficace de la réforme décrite dans le rapport du Ministre au Premier ministre;
b. l'amélioration des communications tant à l'intérieur du MDN / FC qu'avec les organisations et les individus de l'extérieur du MDN / FC;
c. l'approvisionnement en équipement pour les FC; et
d. l'analyse des questions de qualité de vie lorsque le rapport CPDNAC (Comité permanent de la Défense nationale et des anciens combattants) sera présenté au cours de l'automne.

Il invite les syndicats à faire des suggestions sur la façon d'améliorer les communications.

5. En plus, le sous-ministre (SM) décrit également les autres défis et priorités.

a. Le bogue du millénaire ou le problème Y2K peut causer des casse-tête d'une grande ampleur pour le MDN / FC, le gouvernement, l'industrie et l'ensemble de la société. L'officier principal de l'information de la Défense travaille déjà à régler les problèmes liés à nos systèmes. Cependant, il faut se rappeler qu'au niveau du MDN / FC seulement, il y a plus de 2 200 systèmes faisant appel à des ordinateurs. On croit que les solutions pourraient coûter environ 300 millions de dollars. Le MDN / FC est à acquérir une réputation bien méritée à titre d'organisation à qui on peut s'adresser pour obtenir de l'aide. Ainsi, on pourrait demander au MDN / FC de consacrer une partie de ses ressources pour aider d'autres ministères si le bogue du millénaire entraîne des problèmes importants ailleurs.
b. Les questions en matière de gestion sont au nombre des défis que le SM doit relever. Un grand nombre des membres de l'équipe de direction sont nouveaux et il faudra un certain temps à ces gens pour apprendre à se connaître. D'autres grandes questions, comme la norme générale de classification (NGC), la planification opérationnelle, les indicateurs de rendement et la responsabilisation sont autant de sujets qui demanderont du temps.
c. Le SM se penchera également sur l'élaboration d'une orientation stratégique à long terme pour le MDN / FC.

6. M. MacLennan est d'accord pour dire que les communications sont un problème sur lequel il faut se pencher. Il se dit heureux qu'on ait reconnu qu'il s'agit bel et bien d'un problème et que le Ministère consacrera une partie de ses ressources à la solution de ce problème. Il souligne notamment que les messages/renseignements donnés par le niveau le plus élevé du Quartier général de la Défense nationale (QGDN) aux chefs des syndicats diffèrent de ceux qui sont donnés au niveau local. Il semble que les messages / renseignements changent à mesure qu'ils passent d'un palier à l'autre de la hiérarchie. Le SM remercie M. MacLennan pour ses commentaires et invite tous les chefs des syndicats à fournir des suggestions sur la façon d'améliorer les communications.

7. M. Quigley présente quelques commentaires sur la NGC. Comme le MDN utilise la méthode des différents modes de prestation des services (DMPS) pour définir la compétitivité, il suggère que les coûts de mise en oeuvre de la NGC soient tenus à part du coût normal des activités du Ministère. Comme ce coût spécial s'applique à tous les ministères et qu'il s'agit d'une activité et de coûts non répétitifs, il est juste et raisonnable, à son avis, de les séparer les uns des autres. Il indique également qu'il s'attend à être consulté sur la réforme de la dotation en personnel.

8. M. Morse demande des informations sur les objectifs de réduction des effectifs à venir. Certains ministères ont terminé leurs réductions des effectifs et ils tournent maintenant leur attention vers les effectifs qui demeurent. Il demande si le MDN a déjà adopté une attitude similaire. Il demande également comment les agents de négociation collective pourraient prêter leur concours dans ce contexte.

9. M. Émond déclare que le MDN/FC avait un budget de 9,25 milliards de dollars ainsi qu'une confirmation attestant que les augmentations économiques seraient financées à même les fonds généraux. Le MDN/FC recevra également une somme supplémentaire de 150 millions de dollars l'an prochain ainsi qu'environ 130 millions de dollars par année pour tenir compte de l'inflation. Il rappelle également à tout le monde les objectifs énoncés dans le Livre blanc de 1994, soit 60 000 militaires pour les forces régulières et 20 000 employés civils. Il ajoute que le rééquilibrage des effectifs, de l'équipement et des coûts n'a pas encore été accompli.

10. Le SM est d'accord pour dire qu'au cours des derniers mois, l'accent a été mis sur la qualité de vie des membres militaires parce que leurs modalités et conditions d'emploi s'étaient beaucoup détériorées au fil des ans. Avec la publication du rapport CPDNAC prévu au cours de l'automne, une grande partie de l'attention sera consacrée aux militaires. Mais cela ne signifie pas qu'on ne tiendra pas compte du personnel civil; en effet, leur milieu de travail n'a pas été aussi bon que ce qu'il aurait pu être au cours des cinq dernières années également. Le MDN/FC s'est engagé à traiter le personnel civil équitablement et raisonnablement et à s'occuper des employés qui auront survécu à la réduction des effectifs. Pour réaliser ces objectifs, il faudra améliorer les niveaux de communications et de consultations, tant officiels que non officiels.

CADRE DE CONSULTATION

11. Mme Boudrias dépose le cadre de consultation du CCPS.

12. M. Quigley se réfère au paragraphe intitulé «Rôles et responsabilités» à la partie du document traitant des «avantages de la consultation». Il aurait aimé qu'on ajoute les mots suivants : «et mis en oeuvre, lorsqu'il est approprié de le faire» à la dernière phrase du paragraphe. Cependant, si cette phrase est tenue pour acquis, il se dit prêt à signer le document cadre. On l'assure que la notion est comprise dans l'esprit du paragraphe tel que ce dernier est libellé.

13. M. MacLennan se réfère au paragraphe sur les co-présidents dans les directives sur les comités de relations patronales-syndicales. Il suggère que le paragraphe soit modifié pour indiquer que pour chaque réunion il y a deux co-présidents. Sa suggestion est acceptée. Le paragraphe se lira désormais comme suit :

«Pour chaque réunion il y aura deux co-présidents. La gestion et les syndicats désigneront leur représentant respectif. Les co-présidents, à la demande et avec l 'assentiment de l'une ou l'autre partie, peuvent inviter des personnes ou des conférenciers à s'adresser aux membres sur des sujets prédéterminés».

« Le comité national devrait être co-présidé par le sous-ministre au nom de la gestion. »

14. Le cadre de consultation est accepté et signé par tous les membres du CCPS.

PRÉSENTATION DE LA STRATÉGIE PROPOSÉE SUR L'EMPLOYABILITÉ

15. Mme Boudrias présente au comité des informations sur la stratégie envisagée en ce qui concerne l'employabilité. On prévoit utiliser cette stratégie lorsque les employés sont touchés par les réductions des effectifs à la suite du processus normal de réduction des effectifs ou d'un programme des DMPS; on prévoit également l'appliquer aux employés qui resteront. Une copie des transparents utilisés pour l'exposé présenté a été annexée.

16. Mme Boudrias suggère qu'un sous-comité du CCPS soit établi pour s'occuper des questions relatives aux ressources humaines (RH). Elle suggère également que ce sous-comité soit utilisé comme moyen pour tenir une consultation en profondeur sur la stratégie proposée. Les membres du CCPS sont d'accord.

17. Dans le cadre de cette stratégie, Mme Boudrias annonce que le vice-chef d'état-major de la Défense (VCEMD) a accepté d'appliquer le programme de soutien pour la transition aux employés touchés par la réduction des effectifs afin de leur permettre de trouver un emploi auprès d'autres ministères ou à l'extérieur de la fonction publique. Elle annonce également qu'elle a prévu une somme d'un million de dollars par année pendant une période de deux ans pour perfectionner les aptitudes des employés qui resteront au service du Ministère.

18. La plus grande partie des discussions portent sur des segments de la stratégie concernant les employés touchés par les réductions des effectifs. M. Stannard demande si le Ministère est en mesure de prédire les groupes ou les catégories d'employés qui recevront une garantie d'offre d'emploi raisonnable (OER) en vertu de la nouvelle directive sur le réaménagement des effectifs (DRE) qui a déjà été acceptée en principe par la plupart des syndicats. Mme Boudrias indique que le MDN oeuvrait déjà avec les organismes centraux pour établir les critères qui seraient utilisés. M. Taylor demande si la nouvelle directive contiendra les mêmes dispositions que l'ancienne DRE en ce qui concerne la formation. On l'assure que ce sera le cas.

19. M. Quigley demande s'il y aura une stratégie et une consultation différentes pour les syndicats qui ne signeront pas la nouvelle DRE. Mme Boudrias indique que tous les syndicats seraient invités à participer aux consultations par l'intermédiaire du nouveau sous-comité qui se penchera sur les questions en RH.

EXPOSÉ DES INFORMATIONS SUR LES DIFFÉRENTS MODES DE RÉSOLUTION DE CONFLITS (DMRC) / OMBUDSMAN

20. Le mgén Linden donne les plus récentes informations aux membres du CCPS sur le système de gestion des conflits. Le projet a été mis en oeuvre pour offrir un mode de résolution des conflits à l'aide de méthodes différentes en plus de modifier l'approche retenue par les gestionnaires / chefs de tous les niveaux ainsi que les employés / militaires de tous les niveaux afin de résoudre les problèmes au plus bas niveau possible et le plus tôt possible. Un poste d'une durée déterminée de directeur exécutif chargé de concevoir et de mettre en oeuvre un système sur les DMRC pour le MDN / FC a été créé.

21. Le MDN / FC nomme également un ombudsman à qui les employés / militaires peuvent envoyer leurs plaintes. Cette initiative découle directement du rapport envoyé par le Ministre au Premier ministre.

22. Dans les deux cas, le mgén Linden s'engage à consulter les syndicats en ce qui concerne l'élaboration et la mise en oeuvre des programmes. Mme Boudrias déclare que l'ombudsman et le directeur du projet des DMRC rencontreraient les chefs des syndicats.

23. M. MacLennan déclare qu'un grand nombre des griefs présentés par les employés civils découlent du fait que les militaires ne savent à peu près rien des employés civils, de leurs droits et de leurs avantages sociaux. Il suggère que tous les programmes de formation destinés aux militaires comprennent un segment de familiarisation avec les effectifs civils, notamment au moment de la formation en début de carrière des membres des FC. M. Sullivan indique que cette question devrait être étudiée.

24. Le lgén Leach profite de l'occasion pour indiquer aux membres du CCPS que les forces terrestres ont ajouté les effectifs civils dans leur vision. Le lgén Dallaire insiste sur l'importance de l'équipe de la Défense et la possibilité d'inclure des employés civils dans «l'Institut du leadership».

25. Comme réponse à M. Morse, Mme Boudrias indique que les personnes-ressources et les voies de communications actuelles restaient en place.

MISE À JOUR SUR LES DMPS

26. Le mgén Pennie a demandé que ce point soit ajouté à l'ordre du jour. Il rappelle à tout le monde que le MDN / FC doit encore traiter de sujets importants, comme le remplacement, le recyclage et la polyvalence du personnel et de l'infrastructure. L'organisation a besoin de rétablir son équilibre et de devenir plus efficace. Dans cet esprit, les DMPS ne sont qu'un outil de plus.

27. Mme Howard présente aux membres du comité les informations les plus récentes sur différentes initiatives qui sont en marche, comme la formation, la chaîne d'approvisionnement et les services d'assistance aux sites. Elle décrit également le concept d'organisation la plus efficace (OPE) ainsi que son application au projet des services d'assistance aux sites et à d'autres initiatives similaires. Le transparent démontrant la réflexion actuelle sur la place du concept OPE dans les DMPS est annexé. En gros, les activités auront l'occasion de démontrer qu'il permet de réaliser des économies. Si les économies sont suffisantes, l'activité ne sera pas soumise au jeu de la concurrence. Un accord sur les niveaux de service sera signé entre le commandant et l'autorité signataire pour confirmer l'engagement. L'organisation qui en découlera serait validée au cours des deux années suivantes.

28. Mme Howard annonce deux nouvelles analyses qui découlent du guide de planification du Ministère de 1999. Les flottes non combattantes d'appui aérien seront réévaluées et assujetties à des concours afin de trouver le moyen le plus rentable de respecter les exigences minimales essentielles. Pour réduire les coûts d'exploitation de la Station des FC Alert, le MDN consultera les autres ministères pour mettre en oeuvre l'option de soutien la plus efficace en terme de coûts.

29. M. MacLennan indique qu'à son avis, le regroupement des activités et des sites supprime la possibilité de présenter des soumissions internes. Il soutient que le MDN devrait défaire les regroupements puisque c'est la méthode retenue par l'industrie lorsqu'elle obtient des contrats. Il présente l'exemple de Moose Jaw où la société Bombardier, à titre d'entrepreneur principal, a sous-traité de nombreuses activités à Frontec et Versa Foods. Mme Howard et M. Lagueux sont tous deux d'avis que le regroupement était le seul moyen de réaliser des économies importantes et de réduire les coûts d'administration des contrats.

30. M. MacLennan demande également ce qu'on entend par économie «suffisante» que les OPE doivent réaliser. Mme Howard indique qu'on n'établissait pas d'objectifs universels puisque chaque site et chaque activité sont différents. Elle s'engage à consulter les syndicats à ce sujet. M. MacLennan demande si deux études sont en marche à Suffield, l'une dans le cadre du programme des services d'assistance aux sites et l'autre menée par l'armée britannique. On lui indique que l'analyse était faite conjointement et que le Canada et la Grande-Bretagne travaillaient de concert.

31. M. Dunnett déclare qu'il croit que la méthode d'OPE est un procédé plus sage à suivre. Les DMPS ont des effets très négatifs sur le moral des gens du Ministère. Par ailleurs, la souplesse est moins grande en temps de crise lors que le travail est confié à des entrepreneurs extérieurs. Il demande à quel moment toutes les activités soumises à l'analyse des DMPS seront conclues. Mme Howard indique qu'elle ne pouvait pas prévoir le moment où l'analyse des activités des DMPS serait terminée.

32. M. Kemp rappelle aux membres du comité le niveau de collaboration et le changement d'attitude des effectifs du groupe de l'installation de maintenance de la flotte (IMF) Cape Scott à la suite de la guerre dans le Golfe persique. Cette situation a permis d'établir une alliance stratégique entre la Marine et les travailleurs. Les parties ont constaté qu'en travaillant ensemble, bien des choses pouvaient être accomplies.

33. M. Quigley parle des périodes de crêtes et de creux au niveau du travail dans les IMF. À son avis, il faut mieux étaler la charge de travail. Pour cela, il suggère que le travail requis par les autres ministères soit confié aux IMF. Mme Howard reconnaît que ce sujet doit être analysé.

34. Le mgén Penney croit que jusqu'ici, les programmes de changement ont surtout porté sur des activités faciles et qu'il fallait maintenant abattre les barrières. À son avis, seule la concurrence pouvait permettre la mise en oeuvre de changements aussi radicaux.

35. M. Taylor pose une question concernant l'OPE. Il croyait que le Ministre avait l'intention d'appliquer le concept d'OPE à tous les programmes des DMPS. Le SM indique qu'il était avec le Ministre lorsque les commentaires ont été faits concernant les DMPS. Il ne fait aucun doute que les commentaires ont été faits dans le contexte du projet d'assistance aux sites.

36. Le SM a alors suggéré que ces questions soient étudiées par le sous-comité des DMPS puisqu'elles sont manifestement importantes.

NOUVELLE STRUCTURE DE GESTION DES RH AU MDN / FC

37. Le SM annonce la nouvelle structure qui sera mise en oeuvre au MDN / FC au niveau de la gestion des RH. La sous-ministre adjointe associée (Personnel) devient la sous-ministre adjointe (SMA) responsable des questions portant sur les RH civiles. Ce changement est devenu nécessaire en raison des pressions et des priorités entourant toute la question des RH.

38. Mme Boudrias présente plus de détails sur la nouvelle structure. La nouvelle structure délimite clairement la responsabilité de la SMA relativement à sa sphère d'activités. Les relations de travail, les procédés et les activités se feront davantage à l'horizontale; tout sera partagé et harmonisé chaque fois que cela sera possible et chaque fois que cela sera une façon sage de procéder. Une copie du nouvel organigramme est annexée.

39. Le lgén Dallaire fait remarquer qu'il était tout à fait d'accord avec cette initiative. Il signale que c'est un pas important vers l'avant en plus de faciliter l'harmonisation. Il déclare enfin qu'il se réjouit de pouvoir travailler en étroite collaboration avec les gens dans ce nouveau cadre.

TABLE RONDE

40. Le lgén Dallaire amorce la table ronde en demandant aux syndicats de se sentir complètement libres de lui donner la réaction de leurs membres.

41. M. Roode soulève un sujet qui porte sur la classification de huit (8) de ses membres. Le SM indique que le Ministère se penchera sur la question.

42. M. Morse demande au Ministère d'apporter des améliorations à la nouvelle DRE. Le MDN a toujours accepté de s'occuper de ses employés de façon équitable et humaine. Il demande au MDN de poursuivre en ce sens en offrant plus que ce qui avait été négocié relativement aux réductions des effectifs à venir. Mme Boudrias croit qu'il serait très difficile d'améliorer les mesures de soutien pour la transition.

CONCLUSION

43. Le SM déclare ce qui suit :

a. Un sous-comité sera convoqué pour traiter des questions relatives aux RH. Mme Boudrias fera les consultations nécessaires sur la composition du sous-comité et elle discutera des autres détails relatifs au sous-comité avec les chefs des syndicats;
b. Le Ministère s'est engagé à consulter pleinement les syndicats en ce qui concerne l'élaboration de la stratégie d'employabilité en passant par le sous-comité des RH;
c. Le Ministère tiendra un symposium le 25 et le 26 juin 1998 pour fournir des informations sur l'élaboration de la stratégie d'employabilité; et
d. Le Ministère s'est engagé à consulter les syndicats sur l'élaboration et la mise en oeuvre du programme des DMRC et de ses relations avec l'ombudsman. Les syndicats seront informés du nom de l'ombudsman et du directeur du programme des DMRC et des dispositions seront prises pour que ces personnes rencontrent les syndicats dès que ce sera possible de le faire.

44. M. Sjoquist termine en informant tous les participants qu'il régnait un état général et universel de mécontentement parmi les agents de négociation en ce qui concerne les examens continus, les changements et l'incertitude, spécialement ceux qui sont associés aux DMPS. Même s'il reconnaît que toute organisation qui connaît du succès doit constamment chercher à s'améliorer, il déclare que le MDN doit trouver un moyen de mettre un terme aux bouleversements constants et aux analyses continues si les effectifs doivent conserver un niveau quelconque de moral et de productivité.

45. Les co-présidents remercient les membres du comité de leur participation à la réunion. On convient que la prochaine réunion aura lieu le 7 décembre 1998.

46. La réunion se termine à 17 h 20.

Le co-président,
Jim Judd

Le co-président,
M. Sjoquist